Hoe organiseert u een digitaal evenement?

Vanaf het moment dat corona intreden heeft gedaan in ons leven worden evenementen steeds vaker online ingevuld. Op deze manier kan er toch een evenement georganiseerd worden waar iedereen aan deel kan nemen zonder dat iedereen naar een specifieke locatie hoeft te komen. Maar hoe organiseert u nou zo’n digitaal evenement?

Juiste format

Als u een digitaal evenement gaat organiseren is het allereerst belangrijk te kijken naar het format dat het beste hierbij past. Zo kunt u kiezen voor voor een virtuele beurs, een talkshow, een Webinar of een virtueel congres? Elk evenement is anders en vraagt een bepaalde aanpak. Laat u goed adviseren wat het beste past.

Bepaal de boodschap

Voor u een digitaal evenement gaat organiseren is het essentieel om een duidelijke boodschap op te stellen. Het is belangrijk dat u goed voor ogen heeft wat u als bedrijf aan uw gasten wilt overbrengen. Het is niet altijd nodig om de gehele boodschap te verwerken in uw evenement. Er zijn ook mogelijkheden om deelnemers na het evenement via een link door te sturen naar een website met extra informatie en diepgang.

Locatie voor opnames

Om uw evenement goed te laten verlopen is een goede locatie erg belangrijk. Bij Bridge Virtual Events hebben we een prachtige studio voor het opnemen van presentaties, talkshows of livestreams. Daarnaast kunnen we een virtueel bedrijfspand bouwen zodat u vooraf al veel praktische zaken kunt invullen.

Techniek is key

Om het digitale evenement goed te laten verlopen is goede techniek een vereiste. Het is belangrijk dat het makkelijk te vinden is en een goede verbinding heeft. Naast de technische verzorging voor de deelnemers moet u ook rekening houden met technische zaken waar kijkers niks mee te maken hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een aftelklok voor de presentator of een ‘oortje’ zodat de regisseur en presentator goed met elkaar kunnen communiceren. Techniek is in deze key.

Presentator

Een goede presentator is essentieel voor een digitaal evenement. Een presentator zorgt namelijk voor de juiste energie tijdens uw evenement. Daarnaast zorgt een presentator ook voor een goed verloop en mogelijke interactie. Kijk dus goed welke presentator het beste bij de doelgroep past.

Programma

Zorg ervoor dat het programma van uw evenement haalbaar is. Dit wil zeggen dat het niet te lang moet worden of te complex. Bij een digitaal evenement zitten deelnemers er vaak niet op te wachten om een hele dag achter de computer te zitten. Zorg er dus voor dat het programma kort en krachtig is.

Voordat het evenement daadwerkelijk begint is het slim om het volledige programma een keer gerepeteerd te hebben. Op deze manier voorkomt u dat u tegen dingen aanloopt die u vooraf nog niet had voorzien.

Interactie

U wilt er natuurlijk voor zorgen dat u tijdens uw evenement niet alleen maar aan het zenden bent maar ook interactie hebt met de bezoekers. Zo kunt u een chatfunctie opnemen waar de bezoekers direct vragen kunnen stellen. Of voeg een videocall doormiddel van Zoom of Microsoft Teams toe. Op deze manier kunnen bezoekers vragen stellen of hun mening geven. Er zijn legio mogelijkheden voor interactie, vraag hiernaar in uw voorbereiding.

Zorg daarnaast voor teasers zodat kijkers de aandacht erbij houden.

Neem het evenement op

Het is slim om uw digitale evenement op te nemen, het kan namelijk ook nog erg interessant zijn voor later. U kunt het in een latere periode namelijk nog op verschillende manieren inzetten. Denk bijvoorbeeld aan het delen van fragmenten, een follow-up mail of het ontwikkelen van verschillende Webinars.

Wilt u graag een digitaal evenement organiseren maar weet u niet waar u moet beginnen? Neem dan een kijkje op de website van Bridge Virtual Events of neem contact met ons op en wij helpen u graag verder.