Waarom een virtueel evenement organiseren?

Door de uitbraak van COVID-19 is er heel wat veranderd in de evenementen sector. Veel events zijn uitgesteld en dat heeft zo zijn sporen nagelaten. Cijfers wijzen uit dat in het jaar 2020 de Nederlandse evenementenbranche 3,5 miljard euro is misgelopen. Ook zijn talloze mensen aan de gevolgen van corona hun baan kwijtgeraakt.

Nadat men van de eerste schok was bekomen, besloot iedereen zijn schouders eronder te zetten. En juist deze positieve instelling heeft ertoe geleid dat evenementen in een andere vorm zijn gegoten: virtuele events. Er werd gedacht in kansen en mogelijkheden i.p.v. problemen. Maar waarom zou u nou een virtueel evenement of virtuele beurs organiseren? Deze vraag zullen wij hieronder zo uitgebreid mogelijk beantwoorden.

Een virtueel event organiseren is een stuk duurzamer

Doordat een virtueel event of virtueel congres online plaats vindt, kan men vanuit hun huis of een andere locatie deelnemen. Mensen hoeven niet meer in de auto te stappen; zij kunnen hun laptop openklappen en zitten klaar. Dit is niet alleen laagdrempelig, maar ook enorm duurzaam. Stel: u organiseert een online event voor duizend man. Reken maar uit hoeveel benzine daarmee wordt bespaard. In andere woorden: de CO2 uitstoot wordt hierdoor aanzienlijk minder.

U bespaart kosten

Logischerwijs zijn er geen logistieke werkzaamheden nodig voor het organiseren van een virtueel event. Zo komt het kostenplaatje er al een stuk beter uit te zien. Ook zullen er weinig kosten gemoeid zijn voor de inrichting. Verder zal personeel in mindere mate nodig zijn. Dit drukt de kosten nóg meer. Doordat een virtueel evenement vele malen goedkoper is in vergelijking met een fysiek event, zal dit ook een positief impact hebben op de Return on Investment (ROI).

Meer controle waardoor er meer mogelijk is

Aangezien u een virtueel evenement online organiseert, kunt u de (online) omgeving volledig op uw doelgroep laten toespitsen. Doordat alle facetten volledig aan te passen zijn, heeft u meer controle. Hierdoor opent u de deur voor meer mogelijkheden, zoals opnames maken. Zo worden ‘laatkomers’ in de gelegenheid gesteld om de opnames op een later moment te bekijken.

Interactie is wel degelijk haalbaar

Op een fysiek evenement is netwerken een stuk makkelijker dan virtueel. Want laten we eerlijk zijn; interactie tijdens een online evenement lijkt bijna niet haalbaar. U kunt moeilijk een virtueel voorstelrondje introduceren op een evenement waar een paar honderd man aan deelneemt. Toch zijn er genoeg manieren om de interactie aan te gaan. Denk aan een live chat, polls en een enquête. Zorg wel dat dit in goede banen wordt geleid. U wilt voorkomen dat er willekeurig opmerkingen worden geplaatst als reactie op het programma. Hanteer daarom duidelijke regels en geef aan wanneer deelnemers gebruik mogen maken van de chat.

Het zorgt voor betere data-analyses

Tijdens een virtueel evenement kan er veel meer data worden verzameld. Het gedrag van de bezoekers wordt bijgehouden waardoor er betere data-analyses mogelijk zijn. Zo kunt u toekomstige online events nóg beter laten aansluiten op de wensen van de bezoekers.

Meer potentie voor sponsoren

In tegenstelling tot fysieke events, zijn virtuele events wel in staat om de branding van sponsoren meer tot hun recht te laten komen. Hierdoor wordt sponsoring voor bedrijven natuurlijk ontzettend interessant.

Kan Bridge Event Facilities u hierbij helpen?

Wij van Bridge Event Facilities staan graag voor u klaar. Heeft u vragen omtrent het organiseren van een virtueel evenement? Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag verder. De afgelopen tijd hebben wij al veel virtuele beurzen mogen organiseren en virtuele stands mogen bouwen. Benieuwd hoe dit eruit zag? Neem een kijkje in ons portfolio!